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Digitale Rechnungen richtig erstellen, versenden, empfangen und archivieren

Rechnungsprüfung und Rechnungserstellung gehören zum Tagesgeschäft jedes Unternehmens. Leider entsprechen immer noch viele Rechnungen nicht den Anforderungen der aktuellen Steuer Gesetzgebung und der GOBD, sie sind unvollständig oder unzutreffend mit deutscher Umsatzsteuer ausgestellt. Das Finanzamt legt in Umsatzsteuer Sonderprüfungen einen verschärften Prüfungsmaßstab hinsichtlich formal richtiger Rechnungen an. Unvollständige bzw. falsche Rechnungen führen bei einer Steuerprüfung zu hohen Nachforderungen, weil dem Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug verlorengeht oder der Rechnungsaussteller eine Steuerschuld nach § 14c UStG schuldet. Elektronische Rechnungen, die digital versendet werden stellen eine zusätzliche Herausforderung für den steuerpflichtigen Unternehmer dar. Hier einige Beispiele: Wenn ein Unternehmer elektronische Rechnungen versenden möchte muss der Rechnungsempfänger seine Zustimmung geben. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form, sollte jedoch dokumentiert werden. Der Unternehmer muss die elektronische Rechnung „ordnungsgemäß“ digital übermitteln. Die Ordnungsmäßigkeit ist gegeben wenn:

 

  • Die Echtheit der Herkunft der Rechnung sichergestellt ist. Dies ist meistens der Fall wenn die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig feststeht.
  • Die Unversehrtheit und Unveränderbarkeit des Rechnungsinhaltes muss gewährleistet sein.
  • Die Rechnung muss für das menschliche Auge lesbar sein.
  • Die maschinelle Auswertbarkeit der Rechnung muss gegeben sein.

 

Wenn der Unternehmer elektronische Rechnungen empfängt oder versendet muss sein Internes Kontrollsystem IKS gewährleisten, dass ein Abgleich der Rechnung mit der Bestellung, dem Auftrag, dem Lieferschein, der Überweisung oder dem Zahlungsbeleg erfolgt. Ferner muss das IKS sicherstellen, dass eine elektronische Archivierung der digitalen Rechnungen erfolgt.

 

Es sind mittlerweile diverse technische Verfahren verschiedener Anbieter verfügbar, die alle Kriterien für die Erstellung, Versendung, den Empfang und die Archivierung sicherstellen. Eine vom Bundesministerium für Wirtschaft geförderte Arbeitsgemeinschaft hat eine Info Plattform ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronischer Rechnung Deutschland) zum Thema elektronische Rechnung erstellt.

 

Zu guter Letzt: Das IT Sicherheitskonzept Ihres Unternehmens sollte auf das versenden, empfangen und archivieren elektronischer Rechnungen eingestellt sein.

 

Ihre Corinna Ahrendt, Steuerberater Leipzig

 

 

Corinna Ahrendt

Steuerberaterin

Unternehmer-Coaching

Leipzig

Wir sind Partner der Gründerwoche Deutschland 2017. Link

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© Corinna Ahrendt Steuerberater Leipzig